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MeetingRoomApp et RGPD

8.5.2018

Dans le cadre de la fourniture des produits MeetingRoomApp nous traitons des données à caractère personnel des personnes physiques qui sont, avec effet à compter du 25 mai 2018, nouvellement soumises à la protection assurée par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), appelé RGPD.

Quand nous trouvons-nous dans la position du responsable du traitement des donnés à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel que nous recevons de votre part dans le cadre de l’offre des produits ci-dessus mentionnés ne sont que les données nécessaires dont nous avons besoin pour une communication ultérieure et pour l’exécution du contrat, à savoir il s’agit concrètement du prénom, nom, numéro de téléphone et de l’adresse e-mail de la personne physique qui vous représente en qualité de notre client, ou bien pour remplir nos obligations légales. Nous recevons ces données à caractère personnel notamment sur la bse du formulaire de contact affiché sur notre site web (www.meetingroomapp.com) et servant à effectuer une demande ou commander notre produit, au moyen duquel se réalise le premier contact entre nous, ou sur la base de la vente directe via notre site web (https://www.meetingroomapp.com/shop/). Nous traitons ces données sans avoir besoin de votre consentement ces données étant nécessaires à l’exécution du contrat (ctd. sur la base d’une raison légitime du traitement des données à caractère personnel visée à l’article 6 al. 1 lettre b) du RGPD). Pour assurer la protection de la personne concernée, de la transparence du traitement de ses données à caractère personnel et pour remplir notre obligation d’information (en notre qualité du responsable du traitement des données à caractère personnel) en vertu de l’article 13 du RGPD, cette personne concernée est informée, au moment où elle fournit ses données à caractère personnel, que ces données à caractère personnel sont traitées, sur les finalités de ce traitement et sur sa raison légitime, ainsi que sur les destinataires éventuels des données à caractère personnel et sur le transfert des données à caractère personnel au-delà des frontières de l’Union européenne.

Si vous décidez d’essayer ou d’utiliser notre produit MeetingRoomApp Cloud, vous entrerez dans l’application web cloud.meetingroomapp.com, où vous déciderez de vous inscrire – vous créerez votre compte dans notre application. Une inscription similaire est également possible à partir des applications pour iPad et pour Android qui peuvent être téléchargées depuis l’Apple iTunes ou depuis le Google Play. L’inscription au système et la création d’un compte d’utilisateur est nécessaire à des fins d’utilisation du produit MeetingRoomApp Cloud. La personne physique qui vous représente en tant que client et qui fournit ses données à caractère personnel (prénom, nom, numéro de téléphone) à des fins d’inscription est, avant toute inscription, informée du traitement de ses données à caractère personnel, ainsi que sur la finalité de ce traitement, la raison légitime nous y autorisant, et sur d’autres faits associés de manière que la protection des données personnelles de cette personne concernée soit assurée conformément au RGPD.

Si vous décidez d’essayer la version démo de notre produit MeetingRoomApp Mini, vous pouvez la télécharger depuis le Google Play par l’intermédiaire d’un compte valide auprès de la société Google ou via notre site web où, à nouveau, la personne physique qui agit en votre nom, en votre qualité de notre client, fournit ses données à caractère personnel (prénom, nom, numéro de téléphone et adresse e-mail). Nous sommes tenus de traiter ces données (entre autres) à des fins de l’envoi d’un e-mail offrant la possibilité de télécharger la version démo de l’application ainsi qu’à des fins de l’enregistrement des contacts et des informations relatives à la demande. Si vous commencez à utiliser notre version démo, que ce soit la version démo obtenue via le Google Play ou notre site web, nous traitons les données à caractère personnel de cette personne physique (e-mail) à des fins de la vente et de l’activation des licences pour activer la version complète de l’application dans le cas de son achat. Dans le cas du téléchargement de la version démo Mini depuis le Google Play, nous nous trouvons toujours dans la position du responsable du traitement des données à caractère personnel, cependant la société Google traite pour nous des données à caractère personnel sur la base d’un contrat écrit de sous-traitance conclu entre nous, et cela seulement en conformité avec nos instructions (dans ce cas la société Google se trouve dans la position du sous-traitant), et de ce point de vue elle fournit des garanties suffisantes de la protection des personnes concernées. Néanmoins, la société Google agit, à l’égard de vous, en votre qualité de l’utilisateur du Google Play et du client de la société Google, également en tant que le responsable du traitement des données à caractère personnel des personnes physiques (fournies dans le compte d’utilisateur à des fins de l’achat des applications).

Quand nous trouvons-nous dans la position
du sous-traitant ?

MeetingRoomApp Cloud

Si vous utilisez l’application MeetingRoomApp, toutes les données à caractère personnel que vous et vos employés utilisez pour enregistrer vos réunions prévues (en particulier prénom, nom, adresse e-mail) et dont vous êtes le responsable du traitement, sont affichées dans l’application MeetingRoomApp et elles sont physiquement stockées dans vos systèmes Office 365, Exchange ou G Suite. Ces données ne se trouvent donc pas sur nos serveurs.

Toutes les données à caractère personnel relatives aux réunions sont stockées dans les appareils et sont automatiquement effacées dès que la réunion est terminée. Ces informations sont nécessaires à un fonctionnement correct du produit.

MeetingRoomApp Mini

Dans le cadre de l’utilisation de l’application MeetingRoomApp Mini on effectue le traitement des données à caractère personnel des personnes physiques qui utilisent cette application (prénom, nom et adresse e-mail de travail), ces données étant stockées dans vos systèmes Office 365, Exchange ou G Suite. Ces données ne se trouvent donc pas sur nos serveurs.

Pour la synchronisation et l’inscription à l’appareil on utlilise l’ActiveSync provider ou l’application de calendrier disponible sur votre appareil et dont le fournisseur est le Fabricant de l’appareil ou son Fournisseur. Pour plus d’informations veuillez contacter le Fabricant de l’appareil ou son Fournisseur.

Pour plus d’informations veuillez nous contacter à : hello@meetingroomapp.com

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