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Meeting Room Reporting pour Facility Management

31.8.2018

De nombreuses entreprises ne savent pas gérer leurs coûts associés aux salles de réunion et autres espaces de bureau. La raison en est une mauvaise mesurabilité de ces coûts, le plus souvent due au manque d’informations de base sur la fréquence d’utilisation des salles de réunion. Cela conduit à des investissements non contrôlés et à leur croissance globale. La solution est une technologie parfaitement fonctionnelle.

La numérisation de ces salles est importante pour une utilisation optimale des bureaux à un coût optimal. Seulement comme ça vous pouver gérer efficacement l’exploitation des salles de réunion et de conférence et grâce à la technologie intelligente MeetingRoomApp Reporting, vous pouvez mesurer les données dont vous avez besoin pour votre entreprise. Comment? C’est ce dont traitera cet article.

MeetingRoomApp Reporting est outil analytique de surveillance des salles de réunion et de conférence qui est directement lié au logiciel de réservation MeetingRoomApp. En utilisant cet outil, vous recevrez un aperçu parfait des réservations et des réunions qui ont eu lieu dans le bâtiment, et les informations précises de l’occupation des pièces individuelles. Allons décrire cet outil et ses fonctionnalités plus en détail.

Activation du Reporting

Les paramètres de réglage de base pour la génération de données se trouvent dans la MeetingRoomApp, l’administration du Reporting, dans la section Location et Period. Ici, l’utilisateur sélectionne la location, l’heure de travail et la période pour lesquels les données doivent être générées. Dans Location, vous pouvez sélectionner la salle de réunion concrète, des étages et des bâtiments entiers. Si l’entreprise a des bâtiments sur les continents différents, cela ne pose aucun problème. La conversion intelligente des fuseaux horaires garantit que les données seront générées dans le mode horaire souhaité. Le reporting génère des données quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles.

Le reporting génère des données quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles.

Panneau d’affichage en couleur

Un aperçu global des réunions avec des résultats instantanés est affiché par un panneau d’information ou un dashboard. Un graphique clair comprend les réservations complètes en chiffres exacts : les réunions prévues ad hoc ainsi que les réunions annulées.

Occupation des salles de réunion

La fonctionnalité Top Usage affiche dans un graphique clair des salles de réunion et leur occupation totale. Cette fonctionnalité vous permet de savoir quelle salle de réunion est la plus occupée et inversement. Pour chaque pièce la fonctionnalité compte le nombre exact de réunions effectuées et le nombre d’heures passées dans une salle concrète.

Générer des analyses et des rapports à l’aide de MeetingRoomApp Reporting est très simple.

Carte de chaleur

La carte de chaleur est un autre outil utile. Elle affiche à quelle heure les salles de réunion ou de conférence sont les plus utilisées. Ainsi, vous pouvez facilement mesurer le trafic dans ces espaces de bureau. Commander le nettoyage au bon moment, planifier l’entretien ou choisir les espaces les plus appropriés pour une conférence ne vous posera plus le moindre problème.

Carte de chaleur

Analyse de l’occupation totale

La fonctionnalité Intelligente Total Occupancy représente graphiquement l’occupation totale et le nombre d’heures potentiellement libres dans les salles de réunion pendant la période sélectionnée pendant les heures de travail. Ces données vous aideront de manière significative, par exemple, à prendre des décisions concernant les investissements liés à ces espaces. Si vous ne savez pas si vous avez un nombre suffisant de salles de réunion ou si vous manquez d’une salle de réunion, vous pouvez évaluer rapidement votre situation actuelle sur la base de ce graphique.

La fonctionnalité Intelligente Total Occupancy

Évaluation des données

Les données obtenues à partir de MeetingRoomApp Reporting peuvent être utilisées de manière très intelligente. Non seulement vous découvrez dans quel état se trouve votre entreprise, mais vous pouvez également utiliser les données pour mesurer la productivité, pour gérer des coûts et pour les décisions sur l’investissement. C’est donc un outil idéal pour les facility managers, les chefs de bureau, les responsables des bâtiments, mais aussi pour les réceptionnistes.

Vous aurez toujours un aperçu à jour de ce qui se passe dans votre entreprise et vous aurez plus de temps pour optimiser vos processus commerciaux précisément là où vous en avez besoin. Si votre objectif est le développement et la croissance de l’infrastructure, cet outil permet de l’atteindre dans chaque entreprise.

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