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Meeting Room Reporting für Facility Management

31.8.2018

Viele Firmen wissen nicht, wie sie die Kosten für Besprechungsräume und weitere Büroräume managen sollen. Der Grund ist eine schlechte Messbarkeit dieser Kosten, die meist durch unzureichende Basisinformationen darüber, wie oft die Besprechungsräume genutzt werden, verursacht wird. Dies führt zu nicht gesteuerten Investitionen und zu deren gesamtheitlichen Anstieg. Die Lösung bringt eine perfekt funktionierende Technik.

Für die beste Nutzung der Büros bei optimalen Kosten ist die Digitalisierung dieser Räume wichtig. Nur so können Sie effektiv den Betrieb von Besprechungs- und Konferenzräumen steuern und gleichzeitig können Sie dank des smarten MeetingRoomApp Reporting Daten messen, die Sie für Ihre Firma benötigen. Wie? Darüber sprechen wir in diesem Artikel.

MeetingRoomApp Reporting ist ein analytisches Werkzeug für das Monitoring von Besprechungs- und Konferenzräumen, das direkt mit der Reservierungssoftware MeetingRoomApp verbunden ist. Durch die Nutzung dieses Werkzeugs erhalten Sie eine perfekte Übersicht über Reservierungen und die Besprechungen, die im Gebäude stattgefunden haben, und Sie erfahren die genaue Auslastung der einzelnen Räume. Lassen Sie uns dieses Werkzeug und seine Funktionen genauer betrachten.

Aktivierung des Reportings

Die Grundeinstellung für das Generieren der Daten befindet sich in der MeetingRoomApp-Administration Reporting in der Sektion Location und Period. Hier wählt der Nutzer die Locations, die Arbeitszeit und den Zeitraum aus, in dem er die Daten generieren möchte. Im Rahmen der Location kann er einen konkreten Besprechungsraum, einzelne Stockwerke sowie ganze Gebäude auswählen. Sofern die Firma über Gebäude auf unterschiedlichen Kontinenten verfügt, macht das nichts aus. Die intelligente Übertragung der Zeitzonen stellt sicher, dass die Daten im geforderten Zeitmodus generiert werden. Das Reporting generiert Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresdaten.

Das Reporting generiert Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresdaten.

Farbiges Anzeigepanel

Die Gesamtübersicht der Besprechungen mit sofortigem Ergebnis wird von einem farbigen Indikationspanel, auch Dashboard genannt, angezeigt. Ein übersichtliches Schaubild umfasst die kompletten Reservierungen in genauen Zahlen. Sowohl geplante Ad-hoc-Besprechungen als auch stornierte Meetings.

Auslastung der Besprechungsräume

Die Funktion Top Usage stellt in einem übersichtlichen Schaubild die Besprechungsräume und deren Gesamtauslastung dar. Dank dieser Funktion erfahren Sie, welcher Besprechungsraum am meisten ausgelastet ist und umgekehrt. Für einzelne Räume berechnet die Funktion die genaue Anzahl an realisierten Besprechungen sowie die Anzahl der im konkreten Raum verbrachten Stunden.

Analysen und Reports mit Hilfe des MeetingRoomApp Reporting sind sehr einfach.

HEAT Map

Ein weiteres nützliches Werkzeug ist die Heat Map. Diese zeigt an, zu welcher Stunde die Besprechungs- und Konferenzräume am meisten genutzt werden. Sie können so einfach den Betrieb in diesen Büroräumen messen. Den Putzdienst zur korrekten Zeit anzuordnen, Wartungsarbeiten zu planen oder die geeignetsten Räume für eine Konferenz auszuwählen wird nicht das kleinste Problem darstellen.

Heat Map

Analyse der Gesamtbelegung

Die intelligente Funktion Total Occupancy stellt grafisch die Gesamtbelegung und die Anzahl an potentiell freien Stunden in Besprechungsräumen in einem gewählten Zeitraum während der Arbeitszeit dar. Diese Daten helfen Ihnen in bedeutender Weise zum Beispiel beim Entscheiden über Investitionen in diese Räume. In dem Fall, dass Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine ausreichende Anzahl an Besprechungsräumen haben oder Ihnen Besprechungsräume fehlen, können Sie auf Grundlage dieses Schaubilds Ihre aktuelle Situation sehr schnell auswerten.

Die intelligente Funktion Total Occupancy

Datenauswertung

Die aus dem MeetingRoomApp Reporting erhaltenen Daten lassen sich smart nutzen. Nicht nur, dass Sie feststellen, in welchem Zustand sich Ihre Firma befindet, Sie können die Daten auch für das Messen der Produktivität, für die Kostensteuerung sowie für die Entscheidung über Investitionen nutzen. Deshalb ist es das ideale Werkzeug für Facility Manager, Office Manager, Gebäudeverwalter, aber auch für den Empfang.

Sie werden immer eine aktuelle Übersicht darüber haben, was bei Ihnen in der Firma geschieht, und Sie erhalten mehr Zeit für die Optimierung der Firmenprozesse genau dort, wo Sie es benötigen. Falls Ihr Ziel Entwicklung und Wachstum der Infrastruktur ist, kann dies mit diesem Werkzeug in jeder Firma erreicht werden.

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