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Réunions à travers le monde entier

30.10.2019

Planification d’événements dans différents fuseaux horaires.

L‘application MeetingRoomApp dessert tous les fuseaux horaires conformément à IANA. MeetingRoomApp dirige le fuseau horaire au dispositif d’une manière automatique selon la valeur d’une option « time zone » dans les paramètres du Bâtiment.

L’article qui suit vous démontrera comment utiliser MeetingRoomApp dans les bureaux à travers de différents fuseaux horaires en évitant les confusions lors de l’organisation des réunions.

Différence entre UTC et GMT
Le temps universel coordonné (UTC) est pris pour base du temps civil international. Il s’agit de la norme primaire pour régler le temps. Contrairement à UTC, GMT est un fuseau horaire sans décalage de l’UTC.

Quels fuseaux horaires sont utilisés par MeetingRoomApp pour organiser les réunions et comment cela fonctionne?

Microsoft Office 365 – Graph API 1.0
Le fuseau horaire réglé dans le Bâtiment sert comme le fuseau horaire de base pour toutes les nouvelles réunions et celles actualisées. Pour faciliter votre manipulation avec des événements, ajustez pour le Bâtiment le fuseau horaire local.

Microsoft Office 365/Microsoft Exchange (Basic Authentication)
Le fuseau horaire UTC est utilisé pour toutes les nouvelles réunions et pour celles actualisées.

Intégration Google
Pour toutes les nouvelles réunions et celles actualisées, le fuseau horaire configuré dans l’Agenda Google est pris pour le fuseau horaire de base.

Réservation d’une salle dans un autre fuseau horaire

Disons que vous habitez et travaillez à Hong Kong (GMT +08:00 heure normale de Hong Kong), mais votre société dispose aussi des bureaux à New York, Berlin et San Francisco. Configuration de base de votre agenda est GMT +08:00 heure normale de Hong Kong. Vous préparez une réunion à New York et souhaitez réserver une salle de réunion à 10h00 – 12h00 heure locale. Il y a plusieurs salles disponibles à New York. Vous choisissez une et vous avez deux possibilités pour créer votre réunion.

Microsoft Outlook

1. Réservation à partir du fuseau horaire local en choisissant le fuseau horaire de la destination

  1. Créez l’événement.
  2. Changez le fuseau horaire de l’événement.
  3. La réunion sera réservée dans une salle de réunion à New York entre 10h00 et 12h00.
  4. Votre agenda avec heure normale de Hong Kong affichera l’événement entre 22h00 et 24h00.

2. Réservation à partir du fuseau horaire de la destination
L’autre possibilité est de choisir le fuseau horaire de la destination dans Outlook. Ensuite, vous ne serez plus obligé de changer le fuseau horaire de votre événement. Le résultat sera identique.

Evénements d’une journée entière
Les événements qui se déroulent pendant toute la journée sont un peu plus compliqués. Si vous souhaitez réserver une salle pour un événement d’une journée entière, il faut tout d’abord changer le fuseau horaire de l’agenda (option numéro 2), étant donné que pour les événements d’une journée entière il n’est pas possible de choisir un autre fuseau horaire.

Si vous créez l’événement d’une journée entière de Hong Kong (GMT +08:00 heure normale de Hong Kong) et souhaitez réserver une salle de réunion à New York, il n’est pas tout à fait facile de choisir le fuseau horaire pour configurer la réunion, soit GMT +08:00 heure normale de Hong Kong, soit GMT -04:00 heure de l’Est – New York. Le fuseau horaire actuel sera toujours pris pour le fuseau horaire de base.

Google Agenda

Comme utilisateur, vous pouvez choisir le fuseau horaire primaire qui sera respecté par votre agenda primaire. Ensuite, il sera possible d’avoir un fuseau horaire spécifique pour chaque agenda de salle ou agenda secondaire dans l’application Agenda Google. Si vous utilisez plusieurs agendas, vous pouvez configurer un fuseau horaire différent pour chaque agenda dans votre compte utilisateur.

Réservation à partir du fuseau horaire actuel

  1. Créez l’événement.
  2. Choisissez le fuseau horaire: New York.

Evénements d’une journée entière
L’indication d’un événement d’une journée entière, marqué à partir de Hong Kong (GMT +08:00 heure normale de Hong Kong) disparaît lorsque l’événement a été sauvegardé.

Si vous voulez qu’un événement se conforme à un fuseau horaire spécifique, ouvrez les détails de l’événement et changez le fuseau horaire manuellement.

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